Особливості оренди авто родича

Використання власного автомобіля працівником підприємства – на сьогодні досить поширена ситуація. Але при цьому виникають питання щодо оформлення правовідносин з працівниками підприємства. Розглянемо деякі з них:

Якщо співробітник не є фактичним власником авто, які ризики несе підприємство? У разі наявності ризиків, яким чином оформити такі відносини, щоб їх уникнути?
Чи існує ризик визнання надання ПММ у такій господарській операції реалізацією палива?

 

Оформлення відносин з працівником щодо використання його автомобіля у господарській діяльності підприємства

На практиці виділяють наступні варіанти оформлення правовідносин з використання авто працівниками підприємства:

договором про компенсацію за використання власного автомобіля та наказом про використання автомобіля працівника в діяльності підприємства з виплатою компенсації;
договором оренди такого автомобіля та актом прийому-передачі автомобіля за договором найму;
договором безоплатного користування (позички) та актом прийому-передачі автомобіля за договором.

Згідно зі ст. 125 Кодексу законів про працю від 10.12.1971 р. (далі – КЗпП), працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). При цьому розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку (а вони наразі не встановлені), згідно з КЗпП, визначаються власником або уповноваженим ним органом (тобто адміністрацією) за погодженням із працівником.

Оформлення договорів оренди чи позички – доволі складний процес, адже, по-перше, такі договори мають бути нотаріально засвідчені згідно зі ст. 799 та 828 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-ІV (далі – ЦКУ), по-друге, кожного разу при використанні авто у цілях підприємства необхідно оформлювати акти прийому-передачі авто (спочатку від працівника підприємству, а потім при поверненні від підприємства працівнику). Крім того, для підтвердження витрат на оплату оренди (а безоплатною вона не буває, про це свідчить саме визначення договору оренди за ст. 759 ЦКУ) підприємству бажано складати щомісячні акти. Тому найчастіше застосовується варіант – договір про компенсацію (у договорі обов’язково потрібно зазначити, що його укладено згідно зі ст. 125 КЗпП). Вартість компенсації зазвичай дорівнює щомісячній сумі амортизації авто.

На наш погляд, правовідносини за ст. 125 КЗпП необхідно оформлювати з власниками авто, які є працівниками підприємства. В інших випадках, якщо авто належить родичу працівника або його знайомому, такі правовідносини потрібно оформлювати за договором оренди або позички.

На практиці, передача авто за безоплатним договором позички – доволі рідкісне явище. Оскільки автомобіль є джерелом підвищеної небезпеки, і використання автомобіля працівником з виплатою компенсації означає, що за можливу шкоду життю, здоров’ю та майну третіх осіб відповідає сам працівник. А якщо автомобіль орендує підприємство – відповідає воно. Тому HLB Ukraine вбачає наступні ризики:

фіскальний підхід ДПС до особи, що надала технічні паспорти своїх родичів, в частині обкладення ПДФО цієї особи – ставка 18% та військовим збором – ставка 1,5%. Цей податок буде обов’язковим у випадку, якщо підприємство є податковим агентом;
в ст. 125 КЗпП вказано, що «…працівники, що використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації…», тому ризик вбачається в тому, що це фактично та юридично не його інструменти (а третьої особи), отже, договір може бути визнаний недійсним, а все, що отримано за недійсним договором, підлягає поверненню до держбюджету.

 

Використання паливних карток та надання їх працівникам підприємства

Реалізація пального – це будь-які операції з фізичної передачі (відпуску, відвантаження) пального з переходом чи без переходу права власності на пальне, за плату (компенсацію) чи без оплати на митній території України з акцизного складу/акцизного складу.

Якщо підприємство фізично не передає пальне (не відпускає, не відвантажує), то такі операції не належать до операцій з реалізації пального у розумінні пп. 14.1.212 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ).

Ризики зі списання пального – відсутні.

 

Списання ПММ

Чи є обов’язковим використання подорожнього листа?
Чи можливе оформлення подорожнього листа на місяць?
Чи необхідно оформлювати маршрутні листи додатково до подорожніх листів, яка інформація повинна в них відображатись?
Які інші документи можуть бути підтвердженням для списання ПММ (замість вищеперерахованих)?

Відповідно до п. 44.1 ПКУ, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.

Наказом Державної служби статистики України від 19.03.2013 р. № 95 визнано таким, що втратив чинність Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.1998 р. № 74 (далі – Наказ № 74). Зазначеним вище нормативним актом, який втратив чинність, було затверджено форму подорожнього листа, який нещодавно використовували в якості первинного документу для списання палива для заправлення транспортних засобів.

Незважаючи на необов’язковість заповнення подорожніх листів, наразі більшість підприємств і організацій використовують діючу колись їх форму в якості первинних документів для списання пального. І, як свідчить практика, саме подорожні листи вимагають контролюючі органи при проведенні перевірок для підтвердження витрат, пов’язаних з визначенням податкових зобов’язань. Варто зазначити, що такі вимоги контролюючих органів є необґрунтованими, оскільки, як зазначалося вище, діюче на даний час законодавство не передбачає обов’язку оформлення подорожніх листів. Водночас форма вказаного документу підходить під визначення «первинних документів».

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІV (далі – ЗУ № 996-ХІV), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Як визначено п. 2.7 Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Наказ № 88), первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм».

Таким чином, за умови відсутності нових бланків або форм для списання пального (замість подорожніх листів), підприємство не позбавлене права використовувати будь-які інші документи для підтвердження витрат пального, за однієї вимоги: такі документи мають відповідати вимогам законодавства щодо наявності реквізитів первинних документів.

Згідно з ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996-ХІV, первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);
дату і місце складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як роз’яснило Міністерство інфраструктури України у своєму Листі «Щодо первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат» від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13, списання фактично витраченого палива та мастильних матеріалів для транспортних засобів ведеться на підставі подорожніх листів відповідно до фактичної вартості витраченого палива з урахуванням Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, які затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 р. № 43. Суб’єкти господарювання можуть використовувати самостійно виготовлені бланки первинних документів, у тому числі й подорожніх листів, які повинні містити реквізити типових або спеціалізованих форм, що передбачено п. 2.7 Наказу № 88.

Як свідчить практика, наразі більшість підприємств використовують в якості первинних документів подорожні листи, виготовлені на основі форми, затвердженої Наказом № 74, який втратив чинність.

При цьому обов’язковою вимогою є, щоб розроблений підприємством «подорожній лист» або інший документ містив реквізити, передбачені законодавством для оформлення первинних документів.

Необхідно зазначити, що чинне законодавство України не обмежує суб’єктів господарювання в періодичності видачі/оформлення вказаних документів. Так, вимога щодо щоденної видачі подорожнього листа містилася в п. 2.1 Наказу № 74. На даний час зазначений Наказ втратив чинність, інший нормативно-правовий документ, який би регулював дане питання, відсутній.

У зв’язку з цим вважаємо, що підприємство має право оформляти подорожні листи/інші первинні документи з будь-якою періодичністю, в тому числі раз на місяць. Маршрут поїздки працівникам доцільно буде прописувати в подорожньому листі, окремо складати маршрутні листи не потрібно.


2 вересня 2019 р.

Отправить запрос

Команда HLB Ukraine всегда рада помочь, присылайте Ваш вопрос

Отправить
x
x

Share to:

Copy link:

Copied to clipboard Copy