Особенности аренды авто родственника

Использование собственного автомобиля работником предприятия – на сегодня достаточно распространена ситуация. Но при этом возникают вопросы относительно оформления правоотношений с работниками предприятия. Рассмотрим некоторые из них:

Если сотрудник не является фактическим владельцем авто, какие риски несет предприятие? В случае наличия рисков, каким образом оформить такие отношения, чтобы их избежать?
Существует ли риск признания предоставления ГСМ в такой хозяйственной операции реализацией топлива?

 

Оформление отношений с работником относительно использования его автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия

На практике выделяют следующие варианты оформления правоотношений по использованию авто работниками предприятия:

договором о компенсации за использование личного автомобиля и приказом об использовании автомобиля работника в деятельности предприятия с выплатой компенсации;
договором аренды такого автомобиля и актом приема-передачи автомобиля по договору найма;
договором безвозмездного пользования (ссуды) и актом приема-передачи автомобиля по договору.

Согласно ст. 125 Кодекса законов о труде от 10.12.1971 г. (далее – КЗоТ), работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию). При этом размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены в централизованном порядке (а они пока не установлены), согласно КЗоТ, определяются собственником или уполномоченным им органом (то есть администрацией) по согласованию с работником.

Оформление договоров аренды или ссуды – довольно сложный процесс, ведь, во-первых, такие договоры должны быть нотариально удостоверены согласно ст. 799 и 828 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее – ГКУ), во-вторых, каждый раз при использовании авто в целях предприятия необходимо оформлять акты приема-передачи авто (сначала от работника предприятию, а затем при возврате от предприятия работнику). Кроме того, для подтверждения расходов на оплату аренды (а бесплатной она не бывает, об этом свидетельствует само определение договора аренды по ст. 759 ГКУ) предприятию желательно составлять ежемесячные акты. Поэтому чаще всего применяется вариант – договор о компенсации (в договоре обязательно нужно отметить, что он заключен в соответствии со ст. 125 КЗоТ). Стоимость компенсации обычно равна ежемесячной сумме амортизации авто.                     

На наш взгляд, правоотношения по ст. 125 КЗоТ необходимо оформлять с владельцами авто, которые являются работниками предприятия. В других случаях, если автомобиль принадлежит родственнику работника или его знакомому, такие правоотношения нужно оформлять по договору аренды или ссуды.

На практике, передача авто по безвозмездному договору ссуды – довольно редкое явление. Поскольку автомобиль является источником повышенной опасности, и использование автомобиля работником с выплатой компенсации означает, что за возможный вред жизни, здоровью и имуществу третьих лиц отвечает сам работник. А если автомобиль арендует предприятие – отвечает оно. Поэтому HLB Ukraine видит следующие риски:

фискальный подход ГНС к лицу, предоставившему технические паспорта своих родственников, в части обложения НДФЛ этого лица – ставка 18% и военным сбором – ставка 1,5%. Этот налог будет обязательным в случае, если предприятие является налоговым агентом;
в ст. 125 КЗоТ указано, что «… работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации…», поэтому риск видится в том, что это фактически и юридически не его инструменты (а третьего лица), следовательно, договор может быть признан недействительным, а все, что получено по недействительному договору, подлежит возврату в госбюджет.

 

Использование топливных карт и предоставление их работникам предприятия

Реализация горючего – это любые операции по физической передаче (отпуску, отгрузке) топлива с переходом или без перехода права собственности на горючее, за плату (компенсацию) или без оплаты на таможенной территории Украины с акцизного склада/акцизного склада.

Если предприятие физически не передает горючее (не отпускает, не отгружает), то такие операции не относятся к операциям по реализации горючего в понимании пп. 14.1.212 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее – НКУ).

Риски по списанию горючего – отсутствуют.

 

Списание ГСМ

Обязательно ли использование путевого листа?
Возможно ли оформление путевого листа на месяц?
Необходимо ли оформлять маршрутные листы дополнительно к путевым листам, какая информация должна в них отображаться?
Какие другие документы могут быть подтверждением для списания ГСМ (вместо вышеперечисленных)?

Согласно п. 44.1 НКУ, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абз. 1 п. 44.1 НКУ.

Приказом Государственной службы статистики Украины от 19.03.2013 г. № 95 признано утратившим силу Приказ Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.1998 г. № 74 (далее – Приказ № 74). Указанным выше нормативным актом, утратившим силу, была утверждена форма путевого листа, который недавно использовали в качестве первичного документа для списания топлива для заправки транспортных средств.

Несмотря на необязательность заполнения путевых листов, пока большинство предприятий и организаций используют действующую когда-то их форму в качестве первичных документов для списания горючего. И, как показывает практика, именно путевые листы требуют контролирующие органы при проведении проверок для подтверждения расходов, связанных с определением налоговых обязательств. Необходимо отметить, что такие требования контролирующих органов являются необоснованными, поскольку, как отмечалось выше, действующее в настоящее время законодательство не предусматривает обязанности оформления путевых листов. В то же время форма указанного документа подходит под определение «первичных документов».

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – ЗУ № 996-XIV), основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Как определено п. 2.7 Приказа Министерства финансов Украины «Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Приказ № 88), первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм».

Таким образом, при отсутствии новых бланков или форм для списания топлива (вместо путевых листов), предприятие не лишено права использовать любые другие документы для подтверждения расхода топлива, при одном требовании: такие документы должны соответствовать требованиям законодательства о наличии реквизитов первичных документов.

Согласно ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996-XIV, первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);
дату и место составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненную к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV, или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Как разъяснило Министерство инфраструктуры Украины в своем Письме «О первичных документах, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов» от 23.04.2013 г.. № 4492/25/10-13, списание фактически израсходованного топлива и смазочных материалов для транспортных средств ведется на основании путевых листов в соответствии с фактической стоимостью израсходованного топлива с учетом норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.1998 г. № 43. Субъекты хозяйствования могут использовать самостоятельно изготовленные бланки первичных документов, в том числе и путевых листов, которые должны содержать реквизиты типовых или специализированных форм, что предусмотрено п. 2.7 Приказа № 88.

Как показывает практика, пока большинство предприятий используют в качестве первичных документов путевые листы, изготовленные на основе формы, утвержденной Приказом № 74, который утратил силу.

При этом обязательным требованием является, чтобы разработанный предприятием «путевой лист» или другой документ содержал реквизиты, предусмотренные законодательством для оформления первичных документов.

Необходимо отметить, что действующее законодательство Украины не ограничивает субъектов хозяйствования в периодичности выдачи/оформлении указанных документов. Так, требование о ежедневной выдаче путевого листа находилось в п. 2.1 Приказа № 74. В настоящее время указанный Приказ утратил силу, другой нормативно-правовой документ, который бы регулировал данный вопрос, отсутствует.

В связи с этим считаем, что предприятие имеет право оформлять путевые листы/другие первичные документы с любой периодичностью, в том числе раз в месяц. Маршрут поездки работникам целесообразно будет прописывать в путевом листе, отдельно составлять маршрутные листы не нужно.


2 сентября 2019 г.

Отправить запрос

Команда HLB Ukraine всегда рада помочь, присылайте Ваш вопрос

Отправить
x
x

Share to:

Copy link:

Copied to clipboard Copy